10 червня 2026 році добігає кінця термін обов’язкової оцифровки паперової трудової книжки. Мешканці тимчасово окупованих територій, включно з Мелітополем, цікавляться, чи можна це зробити не виїжджаючи з ТОТ.
В Україні з лютого 2021 року триває перехідний період, протягом якого роботодавці або працівники мають обов'язково оцифрувати паперові трудові книжки, подавши скан-копії до Пенсійного фонду через вебпортал. Це необхідно для формування електронної трудової книжки, збереження стажу (особливо до 2004 року) та автоматичного нарахування пенсії. Ті, хто цього не зробить, ризикують втратити стаж. А це впливає на розмір пенсії. Бо без підтвердження стажу пенсійний фонд не зможе робити нарахування за період до 2004 року.
Така процедура необхідна особливо під час війни, коли люди часто втрачають документи. Але, якщо жителям України на підконтрольній території це можна зробити, як в ПФУ, так і самостійно через вебпортал без перешкоди, то тим, хто залишається на ТОТ, все набагато складніше. У Мелітополі часто не спрацьовує ВПН, щоб зайти на вебпортал, часто й густо взагалі відсутній інтернет. І головне, у який спосіб передати копії трудової.
Роз’яснення в інтерв’ю РІА Південь надає заступник начальника Головного управління Пенсійного фонду України в Запорізькій області Сергій Кам'янченко.
- Оцифрувати трудову книжку може тільки пенсійний фонд. А всі інші люди не оціфровують, а надають сканкопії трудової книжки. Тому у людини на руках обов’язково має бути оригінал, доступ до кольорового сканера, щоб всі печатки було видно. І ці всі скани будуть заносити в базу даних, щоб врахувався трудовий стаж до 2000 року.
Надати сканкопії може роботодавець, або сама людина приходить у відділення обслуговування громадян ПФУ, їй сканують документи і долучають їх. Але може людина і самостійно це зробити через свій особистий кабінет на вебпорталі ПФУ (цей варіант підходить для жителів ТОТ). Але обов'язково потрібно підписати електронним ключем – КЕПом, відправлені документи. Бо просто так на сайт нічого не передається. Має бути підтвердження, що це саме ця людина взяла свою трудову книжку і має право передавати скани, - повідомляє Сергій Кам'янченко.
На вебпорталі є покрокова інструкція, як самостійно передати скани документів для оцифровки трудової. Дивіться його в кінці відеоінтервью.
Вимоги до документів
Для подання ПФУ відомостей про Вашу трудову діяльність (формування електронної трудової книжки) необхідно надати скановані копії наступних документів:
- документи про освіту (диплом, свідоцтво), якщо на інше прізвище – свідоцтво про шлюб (зміну прізвища);
- документи про народження дітей (жінкам),
- документи про службу в армії, проходження військової служби (військово-обліковий документ)
- Скановані копії документів про стаж потрібно підготувати кожну сторінку окремо або повний документ зі всіма сторінками як окремий файл.
Вимоги до сканованих документів:
- режим сканування кольоровий;
- формат – JPG або PDF;
- розмір кожного файлу не більш як 1 Мб.
За даними Запорізького управління ПФУ, на початок 2026 року по Запорізькій області 338 000 трудових книжок оцифровано. Це 90 – 96% від кількості пенсіонерів.
