ВІДДІЛ ЗАБЕЗПЕЧЕННЯ РОБОТИ МІСЬКОЇ РАДИ

ТА ВИКОНАВЧОГО КОМІТЕТУ

Начальник відділу

Мельникова Марина Іванівна

Заступник начальника відділу

Рощина Ольга Валеріївна

ФУНКЦІЇ ВІДДІЛЛУ:

Основним завданням Відділу є забезпечення єдиної системи роботи з документами, спрямованої на організацію діловодних процесів; здійснення контролю за проходженням та термінами виконання службових документів, які надходять до міської ради від юридичних та фізичних осіб; оформлення протоколів засідань сесій міської ради та виконкому; реєстрація рішень міської ради та виконкому; забезпечення правильності формування та зберігання справ відділу, які підлягають здачі в архів.

Здійснює організацію діловодства у Мелітопольській міській раді Запорізької області: прийняття, реєстрацію, облік, передачу за призначенням, зберігання документів (вхідних, вихідних та внутрішніх); друкування та розмноження службових документів.

Забезпечує разом з організаційним та іншими відділами виконкому організаційно-технічну підготовку засідань сесій міської ради та виконкому, а також:

здійснює оформлення, облік, зберігання протоколів засідань міської ради та виконкому;

здійснює друкування, розмноження та реєстрацію рішень міської ради та виконкому;

забезпечує своєчасне доведення копій (згідно зі списком розсилки) рішень міської ради та виконкому до відповідних відділів виконкому, структурних підрозділів Мелітопольської міської ради Запорізької області, підприємств, установ, організацій, посадових осіб;

поповнює електронну базу даних рішень міської ради та виконкому;

завіряє печаткою Відділу документи у випадках, передбачених Інструкцією з питань діловодства.

Відділ під час вирішення питань, які належать до його компетенції, взаємодіє зі структурними підрозділами виконкому та Мелітопольської міської ради Запорізької області.